‘Apply’ Visa ke Eropa dengan mudah dan cepat (bahkan untuk freelancer)

Halo semuanya,

Kali ini saya ingin berbagi pengalaman pribadi mengenai cara melamar visa ke negara-negara Uni Eropa dengan visa Schengen. Sebelum melamar visa Schengen, saya pribadi banyak membaca blog-blog orang tentang tata caranya, namun saya rasa belum ada yang secara lengkap menjelaskan langkah demi langkahnya. Oleh karena itu, saya akan mencoba mengisi kekurangan yang ada dengan menuliskan sendiri pengalaman pribadi saya. Sebagai seorang freelancer atau pekerja lepas, tentu saya memiliki kekhawatiran sendiri bahwa visa saya akan ditolak karena freelancer umumnya dianggap ‘tidak memiliki pekerjaan dan atau penghasilan tetap’ walaupun dalam banyak kasus, seorang pekerja lepas bisa jadi sama sibuk atau bahkan lebih sibuk dari pekerja kantoran. 🙂 Lalu bagaimana cara mengatasinya? Please keep on reading. 🙂

Jika kita ingin berlibur atau pergi ke negara-negara yang ada di Uni Eropa, kita akan memerlukan visa Schengen. Kita bisa melamar sendiri visa (tanpa bantuan agen perjalanan) di salah satu kedutaan negara yang masuk negara anggota Schengen. Jadi, kita tidak perlu melamar visa ke semua negara UE yang ingin kita kunjungi. Cukup salah satunya saja. Negara apa saja yang masuk ke dalam kategori Schengen? Berikut informasi yang saya dapatkan dari situs web Kedutaan Besar Belanda di Jakarta:

  • Belgia
  • Denmark
  • Jerman
  • Finlandia
  • Perancis
  • Yunani
  • Italia
  • Luxemburg
  • Austria
  • Portugal
  • Belanda
  • Norwegia
  • Spanyol
  • Swedia
  • Islandia
  • Malta
  • Estonia
  • Hongaria
  • Latvia
  • Lithuania
  • Polandia
  • Slovenia
  • Slowakia
  • Ceko
  • Swiss
  • Liechtenstein

Pertanyaan berikutnya adalah, siapa saja yang memerlukan visa Schengen? Jawabannya adalah mereka yang ingin mengunjungi negara-negara di atas dalam jangka waktu singkat (maksimal 90 hari) untuk tujuan wisata, kunjungan keluarga, dan tujuan lainnya.

Sebaiknya, kita melamar visa di kedutaan negara yang akan pertama kali kita kunjungi atau yang akan paling lama kita kunjungi. Jika Anda ingin masuk dari Prancis maka silakan melamar visa di Kedutaan Besar Prancis.

Berdasarkan informasi yang saya kumpulkan, saya menyimpulkan bahwa Belanda adalah negara dengan kedutaan besar yang terkenal cepat dan efisien dalam proses lamaran dan pemberian visa Schengen. Dengan kesimpulan tersebut, saya pun memutuskan untuk melamar visa melalui Kedubes Belanda.

Saya sempat membandingkan dokumen yang diperlukan untuk melamar visa di kedutaan Spanyol dan Belanda, ternyata kedutaan Belanda mewajibkan lebih sedikit dokumen dibandingkan dengan Kedutaan Spanyol. Kedutaan Spanyol juga menuliskan bahwa visa diproses paling cepat dalam waktu 5 hari kerja, sedangkan kedutaan Belanda hanya menuliskan bahwa idealnya visa dapat dilamar 2 minggu sebelum tanggal keberangkatan kita.

A. Dokumen/syarat yang diperlukan untuk melamar visa di Kedubes Belanda adalah sebagai berikut:

1. Paspor.

Pastikan paspor berlaku paling tidak 6 bulan sebelum masa berlakunya habis. Jika ada paspor lama, silakan dibawa juga. Paspor lama penting untuk menunjukkan catatan perjalanan-perjalanan sebelumnya, terutama jika paspor baru Anda masih kosong.

2. Pas foto.

Peraturan untuk pas foto visa cukup ketat, misalnya, jarak antara wajah dengan latar belakang foto harus pas, ukuran pas foto harus tepat, wajah pemohon tidak boleh tersenyum, latar belakang harus putih, tidak disarankan memakai baju warna putih, dan seterusnya. Oleh karena itu, saya sarankan pemohon untuk langsung foto di Kedutaan Belanda saja. Jasa foto dan cetaknya disediakan di ruang tunggu Kedutaan dengan biaya tambahan. Pada saat saya melamar visa (tahun 2015), biayanya adalah Rp50.000/4 pas foto yang dicetak.

3. Membayar biaya aplikasi visa

Biaya aplikasi visa langsung dibayar pada saat wawancara sebesar 60 Euro untuk dewasa dan anak-anak di atas 12 tahun dan 35 Euro untuk anak-anak berusia 6-12 tahun. Anda akan ditagih dalam mata uang rupiah sesuai dengan kurs yang berlaku hari itu. Bawalah uang tunai, karena saya pribadi tidak melihat adanya pilihan pembayaran lain seperti debit/kartu kredit dan saya juga tidak menemukan ATM di dalam Kedutaan.

4. Formulir permohonan

Silakan unduh formulir permohonan di sini:

http://www.minbuza.nl/en/appendices/services/consular-services/visa/visas-for-the-netherlands-schengen-visas/applying-for-a-schengen-visa/visa-application-form-schengen-2011.html

Harap baca dan isi formulir dengan lengkap dan hati-hati. Jangan lupa tanda tangan dua kali, pada halaman 2 dan 3 formulir.

5. Asuransi perjalanan

Mengutip situs web kedutaan Belanda mengenai asuransi perjalanan:

“Asuransi perjalanan harus berlaku untuk seluruh periode perjalanan di wilayah Schengen dengan minimal nilai pertanggungan €30.000,- termasuk pengobatan – dan biaya repatriasi. Copy polis harus dilampirkan dalam permohonan, polis asli harus diperlihatkan.”

Asuransi bisa dibeli di berbagai badan penyedia asuransi. Dalam kasus saya, saya membeli asuransi melalui agen AXA Mandiri. Harga asuransi perjalanan tergantung dari jumlah hari Anda akan tinggal di Eropa. Semakin lama, semakin besar pula biaya asuransinya. Sebagai gambaran, untuk perjalanan hingga 21 hari, AXA mematok harga 65 USD/orang untuk asuransi jenis Platinum. Ada juga asuransi khusus untuk keluarga yang lebih hemat, jika Anda akan pergi dengan keluarga. Silakan hubungi agen asuransi Anda untuk menanyakan harga asuransi/pertanggungannya.

6. Bukti keuangan

Jika pemohon membiayai sendiri seluruh perjalanannya, pemohon diwajibkan untuk memiliki minimal 34 Euro/hari/orang di tabungan. Jumlah tersebut dikalikan dengan jumlah hari pemohon akan tinggal dan perhitungkan pula bahwa ini di luar biaya pesawat PP dan akomodasi (hotel/hostel/dsb.). Lampirkan catatan rekening berisi saldo selama 3 bulan terakhir dari bank Anda. Bank Statement ini bisa diminta di bank Anda masing-masing. Anda juga bisa mencantumkan slip gaji selama 3 bulan terakhir.

Jika Anda pergi dengan biaya sponsor, berikut persayaratannya yang saya kutip langsung dari situs web Kedubes Belanda:

“Sponsor di Belanda mempunyai minimum penghasilan dan berlaku 12 bulan kedepan saat permohonan visa diajukan. Lihat link berikut untuk mendapatkan informasi aktual tentang minimum penghasilan:http://.ind.nl/leges/tabel-normbedragen-voldoende-geld.aspx ”

7. Reservasi penerbangan

Pihak kedutaan memang tidak menyarankan Anda untuk langsung memesan tiket pesawat karena bisa saja visa Anda ditolak. Jadi bagaimana caranya untuk mendapatkan reservasi penerbangan tanpa perlu mengkhawatirkan risiko visa ditolak sementara tiket pesawat tidak dapat dikembalikan?

Ada beberapa cara yang bisa Anda coba:

1. Mintalah sebuah agen perjalanan untuk membuatkan Anda reservasi penerbangan yang nantinya bisa dibatalkan jika visa ditolak. Kekurangan metode ini adalah biasanya Anda tidak bisa mendapatkan tiket promo/harga terendah karena sifat tiket seperti ini biasanya sangat terbatas dan tidak dapat dikembalikan (non-refundable).

2. Pesan langsung di situs penerbangan yang ingin Anda pesan. Beberapa perusahaan penerbangan seperti KLM memiliki kebijakan full refund atau pengembalian uang tiket 100% jika visa ditolak. Yang perlu dilakukan adalah memastikan bahwa tiket yang Anda pesan sifatnya refundable (dapat dikembalikan) dengan cara membaca baik-baik persayaratan pembelian (Terms & Conditions) atau Anda juga bisa menghubungi langsung kantor maskapai tersebut dan menanyakan status tiket Anda. Maskapai lain, misalnya Garuda Indonesia, memberlakukan sistem refund dengan pemotongan jumlah tertentu (misalnya sebesar 60 USD) jika Anda membatalkan pembelian tiket untuk alasan apa pun.

Tiket dapat dibeli dengan uang tunai, kartu kredit, atau debit, tergantung dari maskapai yang dipilih.

8. Surat keterangan kerja atau bukti kepemilikan usaha (S.I.U.P.)

Jika Anda bekerja di kantor/perusahaan, mintalah surat keterangan kerja yang menyatakan bahwa Anda adalah seorang karyawan di perusahaan tersebut dan bahwa Anda akan kembali ke Indonesia setelah perjalanan berakhir. Jika Anda seorang pengusaha/wiraswasta, Anda bisa mencantumkan SIUP atau Surat Izin Usaha Perdagangan.

Bagaimana jika Anda seorang freelancer atau pekerja lepas seperti saya?

Jika Anda seorang freelancer, Anda dapat meminta surat keterangan kerja (atau kerja sama) dari salah satu klien/mitra Anda yang menyatakan bahwa dia pernah menggunakan jasa Anda berikut dengan durasi atau gambaran garis waktu (time line) kontrak kerjanya. Minta klien Anda untuk mencetak surat di atas kop surat perusahaannya dan dilengkapi dengan tanda tangan orang yang bersangkutan/menggunakan jasa Anda. Berikan informasi yang jujur dan relevan di surat keterangan tersebut.

9. Bukti reservasi hotel/hostel/akomodasi lainnya di semua negara yang dikunjungi.

Akomodasi bisa dipesan melalui situs pemesanan hotel online seperti Agoda.com, booking.com, Expedia.com, dsb., dengan menggunakan kartu kredit. Pesanlah kamar yang sifatnya refundable,  sehingga Anda dapat membatalkan pemesanan jika permohonan visa ditolak.

Tips: Anda bisa menggunakan Trivago.com untuk mencari akomodasi. Kelebihan Trivago adalah situs ini membandingkan harga kamar di berbagai situs pemesanan hotel populer sehingga Anda bisa mendapatkan harga kamar yang termurah. 🙂

9. Akte kelahiran dan buku nikah orang tua, jika membawa anak di bawah umur, berikut dengan salinannya.

Jika semua dokumen Anda sudah lengkap, silakan buat janji temu di kedutaan dengan mengisi formulir janji temu di sini:

https://jakarta.embassytools.com/en/index

Pilih janji temu ‘individual’ untuk mengatur janji temu aplikasi visa (jika peserta yang akan melamar berjumlah kurang dari 5 orang).

Pilih waktu yang masih tersedia. Harap diperhatikan bahwa jadwal janji temu di Kedutaan Belanda biasanya cukup padat dan hanya dibatasi hingga 20 orang per sesi. Jadi misalnya Anda membuka situs web pada tanggal 12 April untuk membuat janji, maka bisa saja Anda baru mendapatkan sesi yang kosong (tersedia) pada tanggal 20 April. Ini karena tingginya jumlah pelamar visa terutama pada musim atau waktu-waktu tertentu, misalnya musim liburan/panas.

Setelah membuat janji temu, Anda akan mendapatkan email konfirmasi yang wajib Anda print dan tunjukkan pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan.

B. Hari Janji Temu

Pada hari janji temu, sebaiknya pastikan Anda hadir minimal 15 menit sebelum waktu yang telah ditentukan. Jangan datang terlambat lebih dari 15 menit. Hal ini bisa menyebabkan pembatalan janji temu Anda dan risikonya Anda akan ditolak masuk dan harus membuat janji temu ulang secara online. Silakan mengantri di luar pagar Kedubes Belanda dan tunggu instruksi satpam untuk masuk ke wilayah kedutaan.

Setelah masuk ke ruang tunggu, berikan print-an janji temu ke petugas yang ada dengan semua dokumen yang diperlukan. Petugas akan memeriksa kelengkapan dokumen Anda, dan jika Anda belum mempunyai pas foto, petugas akan mengarahkan Anda untuk foto terlebih dahulu, di tempat yang telah disediakan. Anda juga bisa memfotokopi dokumen yang kurang lengkap di tempat membuat pas foto. Biaya foto kopi adalah Rp5000/halaman dan biaya cetak email adalah Rp10.000/halaman. Biaya pas foto Rp50.000/orang.

Petugas juga akan memberikan lembar rencana perjalanan (itinerary) yang harus Anda isi secara manual. Lembar ini harus diisi dengan jumlah hari yang akan Anda habiskan di setiap negara yang akan dikunjungi.

Setelah semua dokumen, foto, dan rencana perjalanan lengkap, silakan melapor ke petugas kembali. Anda akan diberikan kunci loker untuk menyimpan tas, barang bawaan, dan handphone. HP dan tas tidak diperkenankan untuk digunakan di ruang tunggu dan tidak diizinkan dibawa masuk ke ruang wawancara. Jadi, tinggalkan barang bawaan di loker, dan masuk ke ruang wawancara hanya dengan dokumen di tangan dan uang tunai untuk membayar biaya aplikasi visa.

Di ruang wawancara Anda akan mengambil nomor antrian dan silakan menunggu nomor dipanggil. Saat nomor Anda dipanggil, petugas wawancara akan memeriksa kembali dokumen Anda, meminta biaya aplikasi, dan menanyakan beberapa pertanyaan terkait dengan rencana perjalanan. Saya sendiri tidak ditanya banyak, hanya sedikit sekali. Setelah itu, sidik jari Anda akan direkam oleh mesin pemindai. Ini adalah prosedur keamanan baru yang wajib dilakukan semua pelamar.

Jika semuanya lancar, Anda akan diminta kembali ke kedutaan beberapa hari kemudian (saya waktu itu melamar pada hari Rabu dan disuruh kembali pada hari Jumat). Pada hari inilah Anda akan mengetahui apakah aplikasi visa Anda diterima atau ditolak.

Sejauh pengamatan saya, jika semua dokumen Anda lengkap dan memenuhi persayaratan, maka kemungkinan besar aplikasi akan disetujui. Mudah, bukan? Sekarang Anda bisa mengurus aplikasi visa Anda sendiri tanpa bantuan agen perjalanan. Biaya pun akan lebih hemat. Selamat melamar visa dan liburan! 🙂

Cheers,

Haura Emilia

Iklan